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Administration

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    Administration

    Introduction

    Le projet et les missions du Pôle Médico-Social s’articulent dans la continuité du projet d’établissement de la Fondation Hopale. Il est structuré autour des 8 établissements ou services médico-sociaux. Les locaux de la direction du Pôle Médico-Social se trouvent sur le site de l’établissement Trajectoires.

    Dans le respect des lois du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale  (loi n°2002-2) et du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées (loi n° 2005-102), le Pôle Médico-Social assure des missions de cohésion, de contrôle et de suivi de décisions de la direction générale de la Fondation Hopale. Le Pôle Médico-Social est également un centre de propositions et d’élaboration décisionnel et stratégique. Il est acteur de projets et permet la synergie entre les différentes organisations, qu’elles soient associatives, politiques, financières, etc.

    Direction

    Par délégation du Directeur Général, le directeur du Pôle Médico-Social est le représentant des établissements médico-sociaux face aux différentes instances décisionnelles, les I.R.P, les autorités de tarification. Il assure la bonne marche des établissements dans le respect des valeurs de la Fondation Hopale, des objectifs fixés, des orientations des politiques publiques et de la réglementation en vigueur. Il contrôle l’ensemble des établissements et s’assure du respect des droits des usagers et des salariés.

    Secrétariat de direction

    La secrétaire de direction a pour mission de :

    • Assurer l’accueil physique et téléphonique.
    • Gérer les appels et les rendez-vous.
    • Développer, pour les établissements gérés par le Pôle Médico-Social, les coordinations nécessaires afin de mettre en œuvre un centre ressources.
    • Préparer les réunions.
    • Assurer la frappe et l’enregistrement du courrier, des comptes-rendus et procès verbaux.
    • Préparer les dossiers, les classer, en assurer la gestion en fonction des normes en vigueur.

    Ressources Humaines

    Le responsable des ressources humaines, dans le cadre des objectifs généraux de la Fondation HOPALE et du Pôle médico-social et de sa stratégie, a pour missions de :

    • Appliquer la politique de gestion des ressources humaines fixée par la direction
    • Contrôler l’application des directives et le respect des règles légales et conventionnelles dans la gestion et le traitement des dossiers du personnel en collaboration avec le service du personnel de la Fondation HOPALE
    • Analyser les besoins humains des établissements du Pôle médico-social et mettre en œuvre les projets de gestion prévisionnelle des carrières et emplois
    • Assister le directeur du Pôle médico-social et les Responsables des Etablissements Médico-sociaux pour le recrutement, la mobilité et la gestion administrative des salariés
    • S’assurer du suivi administratif des salariés (congé, contrats, paie, maladie, formation etc.) en collaboration avec les services paie de la Fondation HOPALE
    • Entretenir les relations avec les partenaires sociaux (syndicats, comités d’entreprise, délégués du personnel etc.)
    • Mettre en place des tableaux de bord et procédures
    • Elaborer  et mettre en œuvre le plan de formation des Etablissements du Pôle médico-social.

    Gestion financière

    Le responsable financier, dans le cadre des objectifs généraux de la Fondation HOPALE et du Pôle médico-social et de sa stratégie, a pour mission de :

    • Travailler en collaboration avec la Direction du Pôle médico-social et les Directeurs d’Etablissement
    • Animer les équipes comptables
    • Formation
    • Veiller à la mise à jour des données sociales et comptables
    • Veiller à l’application du plan comptable
    • Réaliser les budgets prévisionnels, les comptes de résultats et administratifs du Siège et des différentes structures.
    • Contrôler les opérations comptables courantes et les rapprochements bancaires
    • Établir les tableaux de bord, de gestion analytique et budgétaire
    • Participer aux projets d’investissements des structures
    • Participer aux projets d’extension, création

    Qualité/Gestion des risques

    Un responsable qualité qui a pour mission de :

    • Collaborer à l’élaboration de la politique de gestion des risques de la Fondation Hopale : mise en œuvre de la gestion des risques, de la gestion documentaire, suivi des dossiers
    • Réactualiser et harmoniser les outils de la loi n°2002-2 : projet d’établissement, contrat de séjour, règlement de fonctionnement, projet individualisé, procédure de signalement, etc.
    • Développer une culture commune de l’information aux établissements du PMS
    • Renforcer une culture professionnelle centrée autour de l’usager
    • Définir les processus et procédures de gestion informatisée des dossiers de l’usager
    • Participer aux commissions de sécurité selon la demande, gestion des évènements indésirables

    Organigramme

    organigramme-PMS

    Accès et horaires

    Le secrétariat du Pôle Médico-Social est ouvert :

    • De 8h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00 du lundi au vendredi

    Adresse : 97 Rue Rothschild, 62600 Berck-sur-Mer
    Teléphone : 03 21 09 61 00 / Fax : 03 21 84 74 20
    Mail : pms@hopale.com